Come scrivere un promemoria

Scrivere un promemoria può sembrare un po' scoraggiante all'inizio, ma non è difficile se conosci i passaggi. Come con qualsiasi documento aziendale, è importante eseguire correttamenteformatoe organizzare qualsiasi memo che stai scrivendo, oltre ad assicurarti che sia privo di errori prima della distribuzione. Segui questi quattro passaggi quando scrivi un promemoria aziendale.

Passaggio 1: crea l'intestazione del promemoria

I promemoria aziendali che verranno stampati o inviati tramite e-mail come allegati dovrebbero iniziare con un'intestazione che elenca i nomi dei membri dello staff che li riceveranno. Se il promemoria sarà incluso nel corpo di ane-mail, questa sezione non è necessaria perché il programma di posta elettronica fornirà le informazioni generalmente incluse nell'intestazione di un memo.

Esempio di titolo del promemoria:

L'intestazione di un promemoria in genere include le seguenti righe:

Promemoria per: Inserisci i nomi dei destinatari

A partire dal: Nome completo del mittente

Data: Data di invio del promemoria

RI: Riga dell'oggetto specifico; una breve spiegazione di cosa tratta il memo

CC: Nomi della persona o delle persone che riceveranno una copia del promemoria (facoltativo; utilizzare solo se il promemoria viene copiato per altre persone)

Suggerimenti per l'intestazione

Segui questi suggerimenti quando crei l'intestazione per il tuo memo:

I titoli devono includere il nome completo (senza soprannomi) della persona o delle persone che riceveranno il documento.
Dovresti anche includere il tuo nome completo e la data in cui è stato preparato il promemoria.
La parte successiva dell'intestazione è l'oggetto del promemoria, che di solito è indicato da 'RE:', che sta per 'riguardo'.
Rendi l'argomento il più specifico possibile. Invece di un'intestazione generica come 'Nuova politica', scegli 'Nuova politica per la pianificazione delle ferie'.
Se il menu verrà copiato su altre persone, terminare l'intestazione con una riga CC:. Il significato di CC: in questo contesto è 'copia carbone'. Se stai copiando più destinatari, elenca semplicemente tutti i nomi, assicurandoti di separarli con una virgola.

Passaggio 2: scrivi il corpo del promemoria

Il corpo di un memo è dove verranno trasmesse le informazioni. Comprende tre componenti chiave:

Introduzione: Dovrebbe essere un breve paragrafo di due o tre frasi che consenta alle persone di conoscere direttamente il motivo del promemoria.
Raccomandazioni o scopo: Questa sezione arriva alla sostanza del messaggio utilizzando punti chiave, punti salienti o informazioni di base. Può includere dettagli di supporto come fatti e statistiche, nonché esempi e ragioni per il memo.
Chiusura: Ilchiusura/conclusione del promemoria dovrebbe chiarire quale azione deve essere intrapresa e quando deve essere completata o ribadisce le notizie tempestive incluse nel promemoria.

Passaggio 3: finalizzare il promemoria prima dell'invio

Rileggi attentamente il promemoria prima di inviarlo. Assicurati che sia privo di errori di battitura e che il documento trasmetta accuratamente i punti che vuoi far passare. Usa le seguenti linee guida quando valuti ciò che hai scritto e apporta le modifiche necessarie.

Adatto al pubblico: Verificare che il documento sia appropriato per l'istruzione, il background, lo stato dell'azienda e le esigenze dei destinatari.
Conciso: Rimuovi le parole inutili e mantieni il promemoria su una pagina o meno nella maggior parte dei casi.
Coerente : assicurati che la struttura del promemoria sia semplice e logica e che ogni paragrafo sia limitato a un'idea.
leggibilità : assicurati di mantenere i paragrafi brevi e di utilizzare i punti elenco per elencare i dettagli chiave.
Terminologia: Usa una terminologia appropriata che ci si può aspettare che il pubblico capisca.
Tono di fatto: Verificare che il tono siaprofessionalee che non hai incluso parole emotivamente cariche.
Aspetto: Assicurati che il documento finito sia visivamente accattivante e di facile lettura.

Può essere difficilecorreggi la tua scrittura, quindi potresti voler chiedere a un collega fidato di rivedere il promemoria una volta che sei abbastanza certo che sia privo di errori. Avere quel secondo paio di occhi può aiutarti a cogliere e correggere ulteriori errori.

Passaggio 4: distribuire il promemoria

I promemoria possono essere distribuiti in formato cartaceo o tramite e-mail.

Distribuzione di promemoria stampati

Stai pianificando di distribuire il tuo promemoria in formato cartaceo (stampato)? Quando sei sicuro che il promemoria sia pronto, scrivi a mano le tue iniziali con il tuo nome sulla riga 'da', quindi copia e distribuisci il documento ai destinatari. Le tue iniziali servono come forma di firma su un memo.

Invio di promemoria tramite e-mail

Se stai inviando un promemoria via e-mail, è una buona pratica convertirlo in un documento PDF prima di inviarlo, in modo da essere sicuro che il formato del promemoria verrà trasmesso a tutti coloro che lo riceveranno. Dopo averlo fatto, inserisci semplicemente gli indirizzi e-mail appropriati, allega il promemoria e aggiungi una riga descrittiva dell'oggetto. Potresti anche voler aggiungere alcune righe di testo introduttivo nel corpo dell'e-mail indirizzando i lettori ad aprire l'allegato prima di fare clic su 'Invia'.

Modello di promemoria di esempio stampabile

Sebbene tu possa applicare i suggerimenti sopra riportati per impostare e formattare un memo da solo, potresti anche trovare utile iniziare da un modello preformattato. Se desideri farlo, fai semplicemente clic sull'immagine qui sotto e un modello personalizzabile che puoi modificare, salvare e stampare si aprirà come documento PDF in una finestra separata. Se hai bisogno di aiuto per scaricare il modello, dai un'occhiata a questiconsigli utili.

Una volta aperto il modello, fai clic in un punto qualsiasi del documento per sostituire ad esempio il testo con i dettagli del tuo memo, assicurandoti di seguire i suggerimenti descritti sopra. Al termine, utilizzare i comandi del menu per salvare e stampare.

Diversi tipi di promemoria aziendali

Naturalmente, ci sono molte ragioni diverse per cui potresti aver bisogno di scrivere un promemoria e decidere cosa dire può essere difficile. Memo incentrati sulla contabilità, come ad esempionote di creditosiamonote di addebito, sarà molto diverso dai promemoria delle risorse umane utilizzati per cose comedisciplina dei dipendenti,recensioni delle prestazioni, oraccomandazione di promozioneS. Rivedi questi esempi di promemoria se desideri vedere ulteriori esempi di promemoria pre-scritti per l'ispirazione.